Archivos y documentos · 12

Guía de archivos y carpetas compartidas

Ya sea que necesite enviar un solo documento o colaborar en un proyecto completo, compartir es simple y flexible. Tiene dos opciones principales:

Compartir un solo archivo: genere una URL segura para que otros descarguen o coediten un documento específico.
Compartir varios archivos: comparta una carpeta con su equipo para acceder y colaborar en múltiples archivos a la vez.

Edición de documentos y colaboración

Tipo de buzón	Capacidades
Basic	Solo subir y ver documentos.
Enhanced	Editar y colaborar en documentos en tiempo real.

El entorno de edición en vivo funciona con la integración de OnlyOffice. Los formatos compatibles incluyen documentos de Word, hojas de cálculo, presentaciones y PDF.

Compartir carpetas

El uso compartido de carpetas está restringido a uso interno; solo puede compartir carpetas con usuarios de su dominio.

Seleccione la carpeta: en la sección de archivos, haga clic derecho sobre la carpeta y seleccione Propiedades.

Propiedades de la carpeta

Active el uso compartido: en la pestaña Propiedades, marque Activar uso compartido.

Activar uso compartido

Opcionalmente puede: recibir notificaciones de cambios en la carpeta o aplicar la misma vista para todos. Luego haga clic en Aplicar o Guardar.

Gestionar permisos

Una vez activo el uso compartido, defina quién tiene acceso y con qué nivel de control en la pestaña Permisos.

El permiso por defecto es solo lectura

Haga doble clic en el nivel de permiso junto a un usuario para cambiarlo:

Cambiar el nivel de permiso

Permiso	Qué permite
Solo lectura	Ver y descargar, sin cambios.
Lectura y crear	Ver y subir contenido nuevo, sin eliminar ni modificar.
Escritura	Ver, subir o editar archivos existentes.
Escritura y eliminar	Ver, subir, editar o eliminar archivos.
Gestionar	Acceso total: ver, subir, editar, eliminar y compartir.

Para dejar de compartir con un usuario, selecciónelo y haga clic en el ícono de papelera. Finalice con Guardar.

Acceder al contenido compartido

Cuando comparten una carpeta con usted, aparecerá en la sección Compartido de su barra lateral de archivos.

Carpetas compartidas conmigo

Compartir archivos individuales

Puede compartir archivos con colaboradores internos o externos creando enlaces de descarga seguros y con tiempo limitado.

Precaución Cualquier persona con el enlace podrá acceder al archivo. Compártalo con cuidado.

Ubique su archivo en la sección Archivos.
Haga clic derecho y seleccione Compartir externamente.

Compartir externamente

Haga clic en Crear enlace (Create Share).

Crear el enlace de uso compartido

Configure el acceso y elija una fecha de expiración:

Solo descarga: los usuarios descargan el archivo.
Ver en el navegador: visualización en línea (solo lectura).
Ver y editar colaborativamente: varios usuarios ven y editan a la vez; cada uno verifica su correo y aparece con su nombre.

Permisos y fecha de expiración

Copie el enlace generado y envíelo por correo o chat.

Copiar y distribuir el enlace

Ver detalles y enlaces activos

Gestionar acceso externo

Haga clic derecho en el archivo y elija Compartir externamente, o haga clic una vez para abrir el panel lateral y luego Gestionar acceso externo.

Estado del uso compartido

Opción adicional Al hacer clic derecho sobre un archivo también puede Enviar por correo, adjuntándolo directamente a un mensaje nuevo.

Bonus: edición remota con OnlyOffice

No necesita iniciar sesión en la interfaz web para mantenerse productivo. Use la app gratuita de OnlyOffice para editar documentos desde cualquier dispositivo.

Agregar una nube tipo OnlyOffice

Conectar a una nube existente

Agregue una nube de tipo OnlyOffice.
Ingrese la URL de su Webmail (ej. https://midominio--com.w.emailarray.com).
Inicie sesión con su correo y contraseña.
El panel mostrará la sección de archivos de su Webmail dentro de la app, sincronizado.